La perfetta party planner deve sapersi facilitare la vita, per questo è necessario che si doti di un kit di primo soccorso (o di sopravvivenza) che possa aiutarla a risolvere piccoli, grandi problemi e a semplificare il suo compito dal punto di vista pratico, sia in fase di pianificazione che in fase di allestimento di un party.
Ci sono talmente tante cose a cui pensare, tanti dettagli da curare, che qualcosa rischia di sfuggire o di tramutarsi in un ostacolo insormontabile se non si è lavorato a monte per tentare di tenere tutto sotto controllo e scongiurare il piccolo, grande imprevisto. Oppure, è necessario avere gli strumenti per poter ovviare subito al problema.
Ecco quindi stilato per voi un kit di primo soccorso con tutto ciò che non dovrebbe mai mancare nella borsa di un party planner.
Per party planner intendo tutti coloro che sono impegnati a diverso titolo nell’organizzazione di una festa: non solo professionisti, ma anche party blogger e mamme alle prese con l’organizzazione del compleanno di un figlio.
Innanzitutto, è necessario di dotarsi di un quaderno o agenda per annotare:
- tutto ciò che serve per organizzare una festa, i DIY e tutte le idee che vengono di volta in volta in mente,
- tenere sotto controllo tempistiche e spese,
- fare liste di ciò che è necessario acquistare,
- stilare il menù, la lista degli invitati ecc.
focalizzando l’attenzione sui dettagli e riducendo il rischio di imprevisti.
Ancora meglio se si utilizza come base una checklist come quella scaricabile che vi avevo proposto in un precedente post per guidarvi in ciò che dovete pianificare.
Oppure, esistono in commercio dei quaderni come questo, con schede precompilate che vi aiuteranno a vigilare sull’andamento di tutte le feste che organizzate! Io, ad esempio, in questo periodo ne sto organizzando 4 contemporaneamente e oltre a dover tener traccia di tutto per ognuna di queste feste, continuo a farmi venire idee nuove, a cambiare alcune cose, rivoluzionare tutto, aggiungere elementi e così via fino alla scadenza. Per cui ho imparato a tenere traccia di tutto un po’ per archivio ma anche per necessità di organizzazione e, proprio come un bullet journal, il fatto di tenere un quaderno cartaceo mi aiuta molto di più di un planner digitale. Per una professionista sicuramente questo planner è poco articolato. Io, ad esempio, sto pensando di crearne uno da sola, proprio come si fa con un bullet journal, in modo da calibrarlo sulle mie esigenze e sulle esigenze della festa che di volta in volta vado ad ideare.
Invece, per chi organizza feste un paio di volte all’anno, come una mamma, questo planner è molto pratico perché oltre ad aiutare a mantenere tutto sotto controllo diventa, negli anni, una specie di archivio, di album dei ricordi che raggruppa tutti i preparativi di tutte le feste di compleanno organizzati negli anni per i vari membri della famiglia.
I salvavita
Inoltre, ogni party planner dovrebbe avere un astuccio capiente con tutti gli strumenti che rendono più facile o più pratiche alcune fasi dell’allestimento. Oltre a: penne, forbici, washi, puntine, spago, ecc, questi sono alcuni degli strumenti “furbi” da avere sempre in borsa:
Blu Tack – Consente di fissare oggetti leggeri come poster e addobbi senza rovinare le pareti. È sicuro e semplice da usare e non lascia residui.
Gommini biadesivi trasparenti riposizionabili: ne esistono di diverse marche, come UHU Patafix o Scotch
Ganci per feste Party Genies: sono dei ganci adesivi rimovibili che non rovinano le pareti. Servono per appendere festoni, bandierine, lanterne di carta e altri addobbi senza macchiare o lasciare residui. Molto simili sono i ganci per palloncini Party Genies.
Ganci adesivi per pannelli, sempre della linea Party Genies: sono linguette adesive per appendere pannelli, cartelloni pesanti e altri addobbi da parete come i backdrop.
Se la festa è per bambini ed è all’aperto (lo dico ora che si avvicina la stagione dei party outdoor) non dimenticate di portare anche: una protezione solare per bambini, una lozione antizanzare o repellente per insetti e un pacchetto di salviettine umidificate.
E poi… una cosa a cui non pensa quasi mai nessuno con conseguenze a volte catastrofiche: non dimenticate il coltello per tagliare la torta!
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